Un directorio de contactos al que todo apunta.

Todos con quienes trata su despacho, mucho más allá de los que le pagan. Clientes, contrapartes, testigos, peritos, proveedores, y las empresas a las que pertenezca cualquiera de ellos. Los asuntos, prospectos, facturas, eventos y documentos se conectan de vuelta a un contacto, así que una parte que solo existe dentro del texto de una nota es invisible para todo lo demás.

Son dos tipos de contacto con campos distintos. Una persona lleva las partes del nombre incluidos prefijo y sufijo, mientras que una empresa lleva razón social, nombre comercial y tipo. Puede ligar a una persona con la empresa donde trabaja, así que abrir la empresa muestra a su gente y abrir a la persona muestra dónde trabaja.

Las etiquetas son marcas cortas con color que pega a un contacto, y son de todo el despacho, así que en cuanto alguien crea una, cualquier miembro puede ponerla. Úselas para lo que su despacho ordene: VIP, fuente de referencia, contraparte, no contactar, un idioma que alguien habla. Puede filtrar la lista entera de contactos por etiqueta.

Sí, con campos personalizados. Defina un campo una vez y queda disponible en contactos, y un conjunto de campos agrupa varios para que los agregue de un clic en vez de uno por uno. Así es como un despacho anota un idioma preferido o un acuerdo de referencia sin esperar a que salga una función.

Abra el contacto. Sus pestañas reúnen las tareas, eventos, notas, documentos, envíos de formulario, facturas y movimientos atados a ese nombre, y el resumen suma los asuntos donde es el cliente, los asuntos donde es contacto relacionado, un hilo de comentarios sobre lo que el equipo debe saber al tratar con ella, y una línea de actividad corriendo.

En el propio hilo de comentarios del contacto, en la pestaña Resumen. Es el lugar para cómo prefiere que la contacten, una relación que conviene marcar antes de que alguien levante el teléfono, o el contexto que necesitará quien herede el expediente. Mencione a un colega con @ para meterlo y queda notificado, y el hilo se queda en el contacto en vez de en la bandeja de quien se enteró primero.

Sí. Los contactos se importan en bloque desde un CSV, que es el primer paso habitual cuando un despacho llega de otro sistema o de una hoja de cálculo. El importador solo crea contactos nuevos, así que nunca actualiza ni mezcla con los registros que ya tiene, y una importación no se puede deshacer.

Archívelo. El registro y su historia se quedan mientras el contacto sale de su lista activa, aunque archivar sí lo despega de los eventos, tareas y registros de comunicación donde estaba asignado. Un contacto todavía ligado a un asunto o a un prospecto no se puede archivar hasta que ese asunto o prospecto se elimine, y eliminar un contacto solo se ofrece una vez archivado.