Escriba su proceso una vez, y córralo siempre igual.

Un flujo es un guion reutilizable: una secuencia con nombre y en orden de pasos como mandar un correo, crear una tarea o pedir un formulario. Lo arma una vez en Flujos y lo aplica cada vez que abre un prospecto o un asunto, para que el proceso sea el mismo siempre en vez de vivir en la cabeza de una persona.

No. Aplicar un flujo copia sus pasos al registro como pendientes para que su equipo los revise y los haga, y una cita pública o un envío de formulario los aplican igual de pendientes. La excepción es el asistente de nuevo asunto, donde un flujo automático arranca su primer paso mientras se crea el asunto.

Hay nueve tipos de paso. Correo manda una plantilla guardada. Tarea y Lista de tareas abren trabajo. Formulario pide un formulario, con recordatorios opcionales. Cita invita al cliente a elegir hora. Documento redacta un archivo desde una plantilla. Factura crea una cuenta en borrador. Cambio de estado avanza el registro una etapa. Convertir en asunto lo convierte.

De cuatro formas, y con dos disparadores detrás. Un flujo en Manual espera a que usted lo aplique desde la sección Flujo de un registro. Un flujo puesto a correr al crearse un prospecto o un asunto se aplica solo a cada prospecto nuevo. El asistente de nuevo asunto lleva su propio paso de flujo. Y un flujo asignado a un tipo de cita o a un formulario de captación viaja con la cita o el envío del cliente.

No. Cada registro conserva su propia copia de los pasos desde que se aplicaron, así que sumar un paso deja intactos los prospectos y asuntos existentes, y lo que aplique después usa la versión nueva. Los pasos guardan una referencia y no una copia, así que editar la plantilla de correo, el formulario o la plantilla de documento a la que apunta un paso cambia lo que ese paso produce después.

Sí, en los dos pasos que esperan al cliente. Un paso de Formulario sigue recordando hasta que el formulario llega, y un paso de Cita sigue recordando hasta que el cliente elige hora. Usted fija el intervalo en minutos, horas o días, elige entre uno y diez recordatorios o los deja sin tope, y escoge la plantilla de cada uno.

Son relativas, no fijas. Un paso de Tarea ancla su fecha de inicio y de vencimiento al momento en que nació el prospecto o el asunto, con un desfase que usted pone en días, semanas, meses o años y una hora del día. El vencimiento puede anclarse al inicio de la propia tarea, así que toda la ventana se corre. Cada registro recibe sus fechas reales cuando el paso se aplica.

Sí. Un paso de Cita invita al cliente a elegir hora y maneja los correos alrededor, con una plantilla distinta para la invitación, la confirmación y el rechazo. Apunte el paso a uno de sus tipos de cita y la reunión toma la duración y los ajustes de ese tipo.

Un paso de Factura crea una factura en borrador con un renglón por cada categoría de actividad que elija, pero solo funciona en asuntos. En un prospecto el paso muestra un aviso de que las facturas necesitan un asunto y ofrece un botón de Convertir en asunto. Convertir marca el prospecto como contratado y mueve el paso al asunto nuevo, donde usted lo corre.