Facture el trabajo, cobre el dinero, téngalo en orden.

Operativa y de ahorro para el dinero del despacho, y fideicomiso, IOLTA o depósito en garantía para el del cliente, más tarjeta de crédito y otra. La lista exacta depende del país de su despacho, y algunas regiones muestran una cuenta de fideicomiso de clientes en lugar de fideicomiso e IOLTA.

Cada movimiento con su fecha, tipo, cliente, factura o asunto, referencia, monto y saldo corriente. La mayoría de esas referencias son enlaces, así que puede seguir un asiento hasta el registro del que salió. El mismo libro se ve en un asunto y en un contacto, con una columna que abre la cuenta donde se asentó.

Se anula, no se borra. Anular es un permiso propio, pide un motivo, y registra quién lo hizo y cuándo. El monto sale del saldo corriente y la fila se queda en el libro marcada como anulada.

No. Un saldo es la suma de los asientos firmados del libro, así que no hay campo de saldo en el diálogo de edición. El saldo inicial de una cuenta se registra como su primer depósito, para que el libro y el saldo empiecen de acuerdo, y todo movimiento posterior viene de un asiento que usted registra o anula.

Un tipo de fideicomiso le da a la cuenta su propia pestaña de Clientes, un saldo por cada cliente, y reglas de depósito más estrictas. Las cuentas de fideicomiso además tienen prohibido ser la cuenta de depósito de los pagos de facturas, así que el ingreso cobrado no puede caer en una.

Un candado en cada escritura. Esqase rechaza un asiento que dejaría el libro de fideicomiso de un cliente bajo cero, aunque la cuenta en conjunto tenga el dinero, y cubre desembolsos, traspasos, devoluciones, pagos girados contra fideicomiso, y anulaciones.

Sí. El informe de conciliación a tres bandas pone el estado de cuenta, el saldo de su libro y la suma de cada libro de cliente uno al lado del otro en la fecha que elija, y luego nombra las diferencias: banco menos libro, y libro menos libros de clientes.

Cada cuenta lleva una pestaña Conciliar. Ponga la fecha del estado y su saldo de cierre, marque los asientos que aparecen en él, y complete la conciliación cuando la diferencia llegue a cero. Una completada se puede reabrir después.

Cualquier trabajo facturable o costo reembolsable. El tiempo son horas por una tarifa horaria, y un gasto es una cantidad por una tarifa unitaria, más impuestos. Ambos viven en la página de Actividades, y ambos alimentan la factura del asunto contra el que se registraron.

Sí, con cuatro capas de categorías de actividad: despacho, miembro, asunto y cliente. El orden en que se busca es miembro, luego asunto, luego cliente, luego despacho, y el selector muestra los cuatro grupos a la vez con su tarifa al lado.

Un asunto y un miembro. Una entrada de tiempo sin asunto se permite pero queda en borrador, y un borrador no se puede poner en una factura. En cuanto los dos están llenos la entrada pasa a pendiente, que es el estado del que puede tomar una factura.

No. Su despacho elige un incremento de facturación y el tiempo trabajado se redondea hacia arriba, mientras que la duración de la entrada se queda con el tiempo real. El total dice qué se va a facturar, por ejemplo facturado como 0,2 h en incrementos de 6 minutos.

De las actividades facturables sin facturar de un asunto. Elija el cliente, luego uno de sus asuntos, y Esqase carga el tiempo y los gastos facturables y sin facturar de ese asunto en la tabla de renglones. Usted decide qué líneas se quedan, y cada una se puede editar o quitar antes de guardar.

La facturación por lotes junta en una sola pantalla cada asunto con trabajo facturable sin facturar, y luego genera las facturas juntas, una por asunto o una por el miembro que hizo el trabajo. Cada asunto con cliente y trabajo sin facturar empieza seleccionado, así que usted desmarca lo que todavía no va a facturar.

Sí. Usted fija qué roles se revisan, quién puede revisar, y cuántas aprobaciones hacen falta. Cambiar el cliente, el asunto, los renglones o los montos de una factura aprobada borra las aprobaciones y abre una revisión nueva. Una factura con revisión abierta no admite enlace de pago ni pago registrado hasta que se apruebe.

No editándola, porque las cifras de una factura emitida quedan fijas. Emita una nota de crédito para bajar el saldo, o dé de baja lo que no se va a cobrar. El informe de realización mantiene los dos aparte, porque son problemas distintos.

Con un enlace de pago generado desde la factura. El cliente abre una página segura, verifica su identidad por correo, paga con su propio banco o aplicación de pago, y lo reporta. Esqase lo registra como pendiente hasta que alguien de su despacho lo libera.

Un enlace de transferencia bancaria manual con sus propias instrucciones, y un código QR para una aplicación bancaria o de billetera. Un método llega al cliente solo cuando usted lo encendió y lo terminó, y solo en una factura para la que generó un enlace.

Usted decide, en cada enlace. Solo saldo completo fija el monto a lo que se debe. Dejar que elija el cliente le da un campo con tope en lo que todavía es cobrable. El valor por defecto de su despacho aplica a los enlaces nuevos y deja intactos los ya enviados.

En su cuenta de depósito por defecto, que tiene que ser operativa o de ahorro. Si un cliente paga más de lo que debe la factura, Esqase aplica lo que la factura necesita y estaciona el excedente en una cuenta de fideicomiso que usted nombre.

Siete: cartera vencida, trabajo en curso, realización, ingresos por miembro, ingresos por área de práctica, el libro de fideicomiso, y conciliación a tres bandas. Cada uno es una pestaña en el área de Informes, cada uno lleva su propio permiso, y cada uno se descarga como CSV.

Trabajo en curso lista cada asunto con trabajo facturable registrado que no está en una factura, con sus horas, sus asientos, y la fecha del más antiguo. No tiene filtro de fecha, así que siempre responde qué está sin facturar ahora mismo.

En realización, que compara lo facturado contra lo cobrado mes a mes y mantiene lo acreditado y lo dado de baja en columnas separadas. Una nota de crédito dice que el trabajo no debió facturarse; una baja dice que se facturó bien y no se va a pagar.

No. Los filtros, las revisiones de permiso y las filas son los mismos en el archivo que en pantalla, así que una exportación nunca es un extracto más amplio que el informe que estaba viendo. La búsqueda que tecleó es la excepción: el archivo lleva el informe completo, no solo las filas que quedaron en pantalla.