Decida qué puede ver y cambiar cada rol.
Cada miembro lleva exactamente un rol, y ese rol decide qué áreas de Esqase aparecen en su menú y qué puede hacer en cada una. Una regla fijada una vez, no un recordatorio repetido.
Un rol por persona, armado con cuatro niveles
Cada miembro lleva un rol, y un permiso en él es el derecho a hacer una cosa en un área: ver, crear, editar o borrar. Un despacho arranca con roles de propietario, administrador, abogado y personal.
El propietario del despacho puede exigir doble factor a todos, así que al acceso de un rol solo se llega desde una cuenta con un segundo paso.
Doble factorVer, crear, editar, borrar
Cuatro niveles de acceso, fijados por área de la aplicación, y borrar exige editar.
Cuatro roles desde el día uno
Propietario, administrador, abogado y personal, listos para moldear.
Revisión antes de que salga la factura o el documento
Usted fija qué roles se revisan, cuáles revisan, y cuántas aprobaciones necesita un elemento. Facturas y documentos se configuran aparte, y la decisión de cada revisor sale como sello en su avatar.
Arme los roles de su despacho.
Ver los docsPreguntas frecuentes
Niveles de permiso, propietarios, doble factor, y cómo corre una revisión.
¿Cómo funcionan los roles en Esqase?
A cada miembro se le asigna exactamente un rol, y los permisos de ese rol deciden qué áreas de la aplicación aparecen en su menú y qué acciones puede tomar. Un rol es un paquete con nombre, por ejemplo Abogado o Personal, y puede armar los que su despacho de verdad usa en vez de trabajar alrededor de una lista fija.
¿Qué tan precisos pueden ser los permisos?
Un permiso es el derecho a hacer una cosa en un área, en cuatro niveles: ver, crear, editar y borrar. Un rol puede leer asuntos sin borrarlos, o anotar movimientos sin editar cuentas. Los niveles se apilan: crear, editar y borrar necesitan ver, y borrar necesita editar.
¿Qué pasa si a alguien le falta un permiso?
El control sencillamente no está. Un área a la que un rol no llega se omite del menú por completo, y dentro de un área los botones siguen el nivel: sin acceso de creación no hay botón de Nuevo, sin acceso de edición no hay opciones de editar. Nadie se pasa la tarde haciendo clic en cosas que le van a decir que no.
¿Los propietarios siguen las mismas reglas?
No. Los propietarios del despacho siempre tienen acceso completo sin importar el rol, y su rejilla de permisos es de solo lectura porque no queda nada que configurar. Algunas acciones son solo de propietario diga lo que diga la rejilla: invitar o promover a otro propietario, y administrar la suscripción del despacho.
¿Podemos exigir autenticación de dos factores?
Sí. El propietario del despacho enciende Exigir autenticación de dos factores en el perfil del despacho, y quien no se haya inscrito cae en la pantalla de configuración antes de poder seguir trabajando. Cada miembro elige una aplicación de autenticación o un código por correo y guarda diez códigos de recuperación de un solo uso, y nadie puede apagar su segundo paso mientras el despacho lo exija.
¿Puedo dejar un asunto confidencial fuera de otras pantallas?
Fije la visibilidad de ese asunto a miembros específicos. El cobro es trabajo de todo el despacho, así que un contador sigue viendo la factura, el pago y el movimiento, pero el asunto se lee como Asunto restringido y sin enlace para abrirlo. El monto, el cliente, la fecha y el estado siguen a la vista, así que sus totales cuadran mientras el caso sigue siendo confidencial.
¿Los registros médicos llevan su propio permiso?
En el plan Professional, sí. El módulo de lesiones personales suma dos renglones a la rejilla, uno para el caso y otro para registros y facturas médicas, y un miembro puede tener uno sin el otro. Quien persigue registros nunca tiene que ver cuánto vale el caso. El acceso de edición en el renglón médico conviene cuidarlo, porque marcar una factura como gravamen reduce la parte del cliente en el acuerdo.
¿Para qué sirven las aprobaciones?
Para exigir un segundo lector antes de que una factura vaya al cliente o un documento salga a firma. Usted fija las reglas a nivel de despacho: qué roles tienen su trabajo revisado, qué roles pueden revisar, cuántas aprobaciones necesita un elemento, y quién se suma a cada revisión de forma automática. Aprobar el trabajo propio viene apagado, así que quien escribió algo no es quien lo suelta.
¿Puedo exigir aprobación en cobro pero no en documentos?
Sí. Facturas y documentos se configuran por separado, así que puede insistir en revisar cualquier cosa con una cifra encima y dejar que la firma de documentos avance a su propio ritmo, o al revés si su riesgo está en lo que se firma y no en lo que se cobra.
¿Dónde veo si algo ya se aprobó?
En el elemento mismo. Los revisores aparecen como una fila de avatares en la factura o en el documento, cada uno con su decisión encima: una palomita verde para aprobado, una x roja para cambios pedidos, un guion ámbar cuando esos cambios se marcaron hechos y vuelve a estar con ellos. La lista de facturas tiene una pestaña En revisión, así que todo lo que espera un visto bueno está a un clic y nadie persigue una respuesta por correo.
¿Qué pasa cuando un revisor quiere un cambio?
Hace clic en Pedir cambios y escribe qué debería cambiar. Esa nota se publica en el hilo de comentarios del propio elemento, marcada como revisión, así que la observación se queda junto al trabajo y no en un correo. Quien lo corrige marca cada punto como hecho, el avatar del revisor se pone ámbar, y le avisan que está listo para otra mirada. Marcar un punto como hecho nunca aprueba nada en nombre del revisor.
¿Una aprobación sobrevive a una edición?
No, y ese es justo el punto de tenerla. Cambiar los renglones o totales de una factura, o el contenido de un documento, borra las aprobaciones reunidas hasta ahí y reabre la revisión con los mismos revisores. Renombrar, etiquetar o mover un documento no, y tampoco editar las notas alrededor de una factura.