Isang beses isulat ang workflow. Esqase na ang magpapatakbo.
Ang workflow ang playbook ng firm ninyo: ang email, gawain, form, dokumento at meeting na kasunod ng isang tanong, sunod-sunod. Ikabit sa lead o matter at bababa ang Esqase sa listahan, naghihintay kung saan may isasagot ang kliyente at kung saan kayo ang mag-a-approve.
Isang beses buuin, sabihin ang takbo
Sunod-sunod na listahan ng hakbang ang workflow: welcome email, callback, intake form. Sinasabi ng bawat isa kung sino ang gagawa, ang team ninyo o ang Esqase, at kailan magsisimula.
Kinokopya ng pagkabit ng workflow ang mga hakbang nito sa isang record na iyon. Hindi na hinahawakan ng pag-edit pagkatapos ang lead at matter na naikabitan na ninyo.
Mga uri ng hakbangProseso ninyo, walang preset
Walang nakatakdang intake ang Esqase. Kayo ang nagpapangalan ng hakbang.
Sa lead at sa matter
Ikabit nang manu-mano, o sa bawat bagong record ng isang source.
Sampung uri ng hakbang, at ang takbo nila
Kusang tumatakbo ang hakbang, naghihintay ng approval, o naghihintay ng tao. Puwedeng magsimula makalipas ang takdang oras, tumakbo lang kung tugma ang record, at paalalahanan ang hindi sumasagot.
Buuin ang playbook ng firm ninyo.
Tingnan ang docsMga Madalas Itanong
Run mode, paghihintay, kondisyon, paalala, at paano ipa-pause ang lahat.
Ano ang workflow sa Esqase?
Magagamit-ulit na playbook ang workflow: isang may pangalan at sunod-sunod na hanay ng hakbang gaya ng pagpapadala ng email, paggawa ng gawain, o paghingi ng form. Isang beses ninyo itong binubuo sa ilalim ng Workflows at ikinakabit tuwing magbubukas kayo ng lead o matter, kaya pareho ang proseso sa tuwina sa halip na nasa ulo lang ng isang tao.
Kusa bang tumatakbo ang workflow pagkakabit ko?
Oo, kapag nakabukas ang Automation switch ng workflow. Isa-isang binababa ng Esqase ang hakbang at sinisimulan ang susunod pagkatapos o pagka-skip ng nasa itaas nito. Ang hakbang na itinakda ninyong Manual ay naghihintay pa rin ng tao sa team, at walang kusang tumatakbo habang naka-pause ang automation para sa firm.
Sino ang gumagawa ng hakbang, Esqase o ang team ko?
May run mode ang bawat hakbang. Sa Manual, naghihintay ito ng tao sa team na magpatakbo mula sa record. Sa Automatic, ang Esqase na ang gumagawa. Sa Automatic, needs approval, inihahanda ito ng Esqase, isinusulat ang email o draft na invoice, tapos hinahawakan hanggang may makareview. Hiningi na agad ang approval sa Invoice at Convert to matter.
Ano ang kayang gawin ng isang hakbang?
May sampung uri ng hakbang. Nagpapadala ang Email ng naka-save na template. Nagbubukas ng trabaho ang Task at Task list. Humihingi ng form ang Form. Nag-iimbita ang Event sa kliyente na pumili ng oras. Gumagawa ang Document ng file mula sa template. Gumagawa ang Invoice ng draft na singil. Isinusulong ng Status change ang record ng isang stage. Kino-convert ito ng Convert to matter. Sinasala ng Conflict check ang kliyente.
Puwede bang maghintay ang hakbang, o tumakbo kung minsan lang?
Pareho. Nagsisimula ang hakbang pagkatapos ng nasa itaas nito, o makalipas ang takdang minuto, oras, araw, business day o linggo. Buksan ang Only run if at tumatakbo lang ito kapag tugma ang record sa itinala ninyo: lead source, stage, status o type, ang naka-assign na member, practice area, matter stage, o kung paano natapos ang naunang hakbang. Kapag hindi tugma, ini-skip ito ng Esqase o hinihinto ang workflow, alinman ang pinili ninyo.
Paano napupunta ang workflow sa lead o matter?
Dalawang trigger, at apat na daan. Ang workflow na naka-Manual ay naghihintay na kayo ang magkabit mula sa Workflow na bahagi ng record. Ang nakatakdang tumakbo kapag may nagawang lead o matter ay kusang kumakabit sa bawat bagong record mula sa mga source na pipiliin ninyo, gaya ng public form o booking page. May sariling hakbang ang new-matter wizard, at sumasama sa kliyente ang workflow na nakakabit sa event type o intake form.
Kaya bang habulin ng workflow ang kliyenteng hindi sumasagot?
Oo, sa mga hakbang na naghihintay ng kliyente. Paulit-ulit na nagpapaalala ang hakbang na Form hanggang bumalik ang form, at ang Event hanggang pumili ng oras ang kliyente. Kayo ang nagtatakda ng agwat at kung ilang paalala, at laging nananaig ang cap ng firm at ang hangganang araw nito. Sinasabi ng Esqase sa lahat ng nakasunod sa record kapag tumigil na ito sa paghabol.
Puwede ko bang i-pause ang automation?
Sa tatlong antas. Nag-aalok ang workflow bar ng record ng Pause automation at Resume automation para sa lead o matter na iyon. Pinipigil ng Automation switch ng isang workflow ang pagtakbo nito kahit saan. At puwedeng i-pause ng owner o administrator ang buong firm sa Automation settings. Kaya pa ring gawin nang manu-mano ng team ninyo ang bawat hakbang habang naka-pause.
Kapag inedit ko ang workflow, magbabago ba ang mga lead ko na?
Hindi. May sariling kopya ng hakbang ang bawat record mula sa sandaling naikabit ang mga ito, kaya ang pagdagdag ng hakbang ay hindi humahawak sa lead at matter na meron na, at ang ikakabit ninyo pagkatapos ay gumagamit ng bagong bersyon. Sanggunian ang itinatala ng hakbang, hindi kopya, kaya ang pag-edit sa email template, form, o document template na tinuturo nito ay nagbabago sa ilalabas ng hakbang mamaya.
Paano gumagana ang deadline ng gawain sa workflow?
Nakasalalay ito sa panahon, hindi nakapirmi. Ikinakabit ng hakbang na Task ang simula at deadline nito sa sandaling nagawa ang lead o matter, may agwat na itinatakda ninyo sa araw, linggo, buwan, o taon at may oras ng araw. Puwede namang ikabit ang deadline sa mismong simula ng gawain, kaya kasabay itong gumagalaw. May sariling totoong petsa ang bawat record pagpatakbo ng hakbang.
Kaya bang mag-schedule ng meeting sa kliyente ng workflow?
Oo. Inaanyayahan ng hakbang na Event ang kliyente na pumili ng oras at hinahawakan ang email sa paligid nito, gamit ang hiwalay na template para sa imbitasyon, sa kumpirmasyon, at sa pagtanggi. Itakda ang Done when sa The meeting is confirmed at maghihintay ang lahat ng hakbang sa ilalim nito hanggang pumili ang kliyente.
Kaya bang gumawa ng invoice ng workflow?
Gumagawa ang hakbang na Invoice ng draft na invoice na may isang linya kada activity category na pipiliin ninyo. Sa matter, doon mismo napupunta ang draft. Sa lead, gumagawa ang Esqase ng maliit na matter na pambayad at nakakabit sa lead sa unang pagsingil, at ito na ang ginagamit pagkatapos, at hindi namamarkahang hired o converted ang lead. Humihingi ng approval ang mga hakbang na Invoice.